Bart van Buitenen

 

Bart van Buitenen este managing partner al White Wire, o firmă de consultanță de tip boutique specializată în servicii de protecție a datelor pentru organizațiile de îngrijire a sănătății, IMM – uri și companii de tehnologie din întreaga UE.

 

 

Dacă sunteți un furnizor de Cloud, cu sau fără sediu în UE, este foarte probabil că o parte din datele pe care le prelucrați sunt pe teritoriu european sau privesc persoane care au un domiciliu stabil în UE, și atunci trebuie să vă aliniați la reglementările GDPR. Termenul specific care indică un furnizor care procesează date personale în numele unei organizații este cel de Procesator.

Până acum, o mare atenție se punea pe rolul de “Operator”, adică organizația care este responsabilă cu determinarea mijloacelor și scopurilor procesării, fără să se acorde o prea mare atenție rolului procesatorului. Și iată că față de legislația anterioară, GDPR schimbă multe lucruri în legătură cu obligațiile procesatorului, de exemplu în ceea ce privește răspunderea, responsabilitate și o serie de noi obligații. Iată câteva dintre cele mai importante aspecte pe care cred că furnizorii de Cloud ar trebui să le aibă în vedere, cu toată seriozitatea, până pe 25 mai 2018.

1. Acordurile de prelucrare a datelor

Operatorii sunt cei care trebuie să ofere instrucțiuni specifice procesatorilor, iar astfel de instrucțiuni trebuie să fie documentate în așa-numitele “Acorduri de prelucrare a datelor”. Astfel de acorduri nu sunt noi: ele au fost, de asemenea, impuse în temeiul legislației europene anterioare privind protecția datelor (Directiva 95/46 și, prin urmare, au devenit aplicabile prin legislația fiecărui stat membru), dar în practică acorduri corecte și concrete sunt destul de greu de găsit… Cele mai multe organizații nu au fost conștiente de cerința unor acorduri de procesare a datelor, iar pentru furnizorii de Cloud, acest lucru însemna, de obicei, mai multă muncă și responsabilități, fără prea multe avantaje în schimb.

Acest lucru s-a schimbat în GDPR: Articolul 28 menționează în mod specific acordurile de prelucrare a datelor și arată în detaliu ce ar trebui să includă. Spre deosebire de anii precedenți, furnizorii de Cloud au acum un stimulent clar pentru a încheia acorduri de prelucrare. Acordul trebuie să includă instrucțiunile pentru furnizorul de Cloud și, ca atare, devine un factor foarte important în stabilirea răspunderii. (Articolul 82, Alineatul 2).

Sfaturi:

• Fiți proactivi, nu așteptați ca operatorul să va propună primul acordul de procesare a datelor! Astfel, veți avea posibilitatea de a vă propune propriul model de contract și, în același timp, veți arăta clientului că pentru dvs. nu există secrete în GDPR.

2. Subcontractorii

Acordurile de prelucrare a datelor trebuie să fie încheiate cu clienții dvs., dar furnizorii de Cloud au adesea proprii lor subcontractori. În lumea IT, utilizarea subcontractorilor este ceva normal, iar mulți subcontractori vor fi într-adevăr procesatori pentru furnizorul de Cloud. Din perspectiva clienților care folosesc Cloudul (operatorii), acești subcontractori sunt deci ”subprocesatori”. Un furnizor de Cloud trebuie să ceară permisiunea operatorului de a utiliza subprocesatori, ceea ce ar trebui să se regăsească și în acordul dvs. de procesare (a se vedea secțiunea 1). Utilizarea de subprocesatori poate fi acoperită printr-o permisiune generică sau o permisiune specifică pentru fiecare subprocesator. Procesatorul rămâne responsabil, astfel încât acordurile cu subprocesatorii trebuie să aibă un grad ridicat de încredere pe lista furnizorilor de Cloud.

Sfaturi:

• Solicitarea unei permisiuni specifice poate fi un o provocare. Cereți o permisiune generică și oferiți clienților posibilitatea de a consulta oricând o listă completă de subprocesatori, de ex. prin publicarea acestei liste pe o pagină dedicată de pe site-ul dvs.

 3. Înregistrarea activităților de prelucrare

Fiecare operator trebuie să mențină o evidență a activităților de procesare: un instrument de evidență sau un document care detaliază diferitele activități de prelucrare a datelor cu caracter personal din cadrul organizației. O versiune mai puțin riguroasă a acestei evidențe trebuie să fie menținută de procesator, dar care totuși trebuie să includă toate activitățile de procesare derulate pentru clienții săi.

Sfaturi:

• Crearea unei astfel de evidențe a activităților de procesare va oferi o cunoaștere valoroasă în identificarea datelor pe care le procesați și ar trebui să fie una dintre primele acțiuni într-un plan de implementare GDPR.
• Organizațiile se pierd, uneori, în detalii; rețineți că GDPR nu vă cere să mapați fiecare câmp de date, este vorba despre evidența activităților care se mapează destul de strâns cu serviciile oferite clienților.
• Nu păstrați un registru pentru fiecare client; doar asigurați-vă că puteți asocia clienții cu activitățile de procesare prin includerea serviciilor pe care le oferiți pentru fiecare client în sistemul dvs. CRM sau în baza de date cu clienții.

4.Transferuri în afara UE

Atunci când datele cu caracter personal ale clienților din UE sunt transferate în țări din afara Uniunii este important ca datele să beneficieze de aceleași sisteme de protecție și garanții ca și în interiorul granițelor UE.

Sfaturi: Pentru a facilita astfel de transferuri, GDPR include mai multe mecanisme care fac acest lucru posibil, dintre care cele mai răspândite sunt:

• Decizii de adecvare: atunci când UE a stabilit că o țară din afara UE (sau un acord specific cu o astfel de țară, de ex. Privacy Shield cu SUA) oferă o protecție adecvată.
• Reguli corporative obligatorii (BCR – Binding Corporate Rules): multe companii multinaționale au subsidiare în țări din afara UE. Documentația BCR asociată unei organizații trebuie să se asigure că un transfer de date personale în afara UE, dar în cadrul aceleiași organizații, oferă aceleași garanții de protecție. Autoritățile de protecție a datelor trebuie să valideze BCR înainte ca prevederile să fie aplicate.
• Clauze contractuale standard (SCC – Standard Contratual Clauses): sunt contracte predefinite, validate de Comisia Europeană, ce conțin toate garanțiile de protecție necesare pentru transferurile în afara UE.

5. Securitatea informațiilor sau protecția datelor

Securitatea informațiilor și protecția nu sunt aceleași. Securitatea informațiilor se referă la toate informațiile, care includ datele cu caracter personal. Protecția datelor se referă la toate aspectele legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, care includ securizarea informațiilor. Deci, în același timp există o suprapunere clară, dar și o diferență semnificativă.

Acestea fiind spuse, asigurarea informațiilor împotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii este un aspect foarte important în cadrul GDPR. Pe scurt, acest aspect al GDPR poate fi rezumat prin menținerea confidențialității, integrității și disponibilității (cunoscută și sub numele de CIA) datelor personale pe care un furnizor de Cloud le procesează. Rețineți că orice încălcare a acestor principii ale CIA (de exemplu, încălcări ale datelor) va trebui să ducă la o notificare către operator, care, la rândul său, va trebui să notifice autoritățile de protecție a datelor și persoanele vizate, dacă riscurile potențiale ale încălcării sunt destul de ridicate.

Sfaturi:

• Alinierea inițiativelor GDPR la guvernarea securității informațiilor. De exemplu, standardul ISO27001 poate fi combinat cu principiile de protecție a datelor pentru a oferi un cadru care să abordeze atât securitatea informațiilor, cât și protecția datelor.
• Gândiți și documentați o procedură de notificare înainte de a avea practic nevoie de ea.
• Examinați necesitatea de numi un ofițer de protecție a datelor (DPO). Chiar și atunci când clienții individuali nu sunt obligați să numească unul, este posibil ca un furnizor de Cloud să fie nevoit să numească unul.

6. Obligația de asistare și notificare

Procesatorii sunt obligați să asiste sau să notifice operatorii atunci când au informații despre faptul că un operator trebuie să îndeplinească cerințele GDPR, cum ar fi executarea DPIA sau notificările de încălcare a datelor menționate anterior.

Sfaturi:

• Documentați (de exemplu, în contractul de procesare sau în alt contract) cum trebuie să aibă loc asistența: cum ar trebui să se facă o cerere, în ce termen va răspunde furnizorul de Cloud și dacă există costuri asociate asistenței.

7. Fiecare procesator este, de asemenea, un operator

Rețineți că este foarte probabil ca furnizorii de Cloud să fie în același timp și procesatori și operatori de date în nume propriu. Unele departamente precum HR, Furnizori, Clienți pot efectua prelucrări de date cu caracter personal, caz în care trebuie să se supună acelorași principii ale GDPR.

Sfaturi:

• Păstrați înregistrări separate privind activitățile de procesare (vezi secțiunea 3) pentru activitățile de operator și procesator.

 

Acest articol a fost publicat in primul Catalog GDPR Ready editat in Romania. Puteti vedea versiunea online AICI. Catalog GDPR Ready, pag. 50-53, Agora Group & cloud☁mania, Bucuresti, Octombrie 2017