Aplicarea regulamentului GDPR pentru departamentele de HR şi firmele de recrutare

Dana Cristina MATACHE 

 

Dana Cristina Matache este Avocat corporate cu experiență multisectorială, specializată în Protecția Datelor cu Caracter Personal, membră a Baroului București din anul 2009. În ultimii doi ani, a oferit asistență juridică și servicii de reprezentare în instanță unei bănci importante în a face față unui val de litigii. Anterior, a asistat o companie din domeniul petrolier cu scopul gestionării unui volum de litigii de muncă fără precedent.

 

În sfârșit, a venit și a și trecut ziua de 25 mai 2018 și Regulamentul este aplicabil. Regulamentul se aplică atât asupra departamentelor de HR din cadrul Companiilor cât şi asupra firmelor de recrutare. Voi analiza pe scurt câteva aspecte aplicate din perspectiva noului Regulament în domeniul relațiilor de muncă şi procedura de recrutare.

Resurse Umane (Human Resources/HR)

Noul Regulament impune obligații stringente care se vor aplica Companiilor în raporturile de muncă. Companiile sunt obligate să comunice angajaților/salariaților printr-o notificare faptul ca datele deținute sunt confidențiale, care sunt datele cu caracter personal pe care Compania le deține, care este scopul şi temeiul juridic în baza căruia se procesează datele cu caracter personal, care este perioada de retenție a datelor cu caracter personal și dacă există un transfer de date cu caracter personal în afara României.

De asemenea, conform art. 13 din Regulament, angajații/salariații trebuie să cunoască faptul că au dreptul de a solicita Companiilor accesarea şi modificarea datelor cu caracter personal. În situația în care Compania are numit un DPO (Persoana Responsabilă cu Protecția Datelor cu Caracter Personal), angajații au dreptul să cunoască datele de contact ale acestuia. O obligație în plus care aparține Companiilor este de a se asigura că au informat angajații că în situația în care un drept al acestora a fost încălcat se pot adresa cu o sesizare către A.N.S.P.D.C.P sau chiar în instanță.

Firmele de Recrutare – procesul de recrutare

Un aspect care trebuie luat în considerare și care nu trebuie să fie neglijat în domeniul recrutării este cel cu privire la perioada de stocare a datelor și obținerea consimțământului din partea candidaților sau a potențialilor candidați. Ce se întâmpla cu datele personale aflate în C.V. dacă procesul de recrutare nu se finalizează cu obținerea jobului pentru care candidatul a aplicat? Recomandat este ca datele personale ale candidatului din C.V.-ul care nu a fost acceptat pentru poziția deschisă sa fie stocate până la închiderea poziției. Este bine cunoscut faptul ca bazele de date ale companiilor de recrutare dețin C.V.-uri ale candidaților care au aplicat pentru anumite joburi și care au intrat in procesul de recrutare, sau care nici măcar nu au ajuns să intre în acest proces.

Din dorința de a deține

  1. a) o bază de date cu diferite profiluri cât mai numeroasă și
  2. b) de a obține un consimțământ cât mai compliant (sic!) din partea candidaților ale căror date personale sunt astăzi stocate în campaniile de re-consent, recomand firmelor de recrutare stabilirea unor reguli. Regulile stabilite trebuie comunicate candidaților pentru a le da posibilitatea de a-și exercita dreptul la opoziție privind stocarea/prelucrarea datelor cu caracter personal.

Un prim set de recomandări către firmele de recrutare ar fi:

  1. să își stabilească a priori un număr maxim de mesaje transmise persoane vizate/ candidat în campania de re-consent; iar
  2. absența unui răspuns din partea persoanei vizate reprezintă zero informație, chiar dacă este contrar așteptărilor și interesului firmelor de recrutare.

În situația în care o persoană vizată/candidat solicită ștergerea datelor sale cu caracter personal din baza de date a firmei de recrutare, am fi tentați sa facem aplicarea art.17 din Regulament, respectiv firma de recrutare să procedeze la ștergerea informațiilor din baza de date fără întârzieri nejustificate, în același timp trebuie să consideram și cazurile în care candidatul este plasat la client și reprezintă justificarea facturării onorariului recrutorului.

Concluzionând, Companiile si firmele de recrutare sunt obligate să respecte drepturile și libertățile persoanelor ale căror date cu caracter personal le procesează, urmând ca pe parcursul acestui proces să fie transparente și să acționeze conform dispozițiilor din noul Regulament devenit aplicabil.

Acest articol a fost publicat în ”Ghidul GDPR pe Verticale” din cea de-a treia ediție a Catalogului GDPR, Iunie 2018, pag. 50-51. 

Advertisements

About Radu Crahmaliuc
Independent IT&C analyst, GDPR advisor, digital transformation & Cloud computing evangelist, start-ups developer, eBooks author, freelancer, storyteller, events moderator & keynote speaker

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: